LAPORAN PENDAHULUAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
DISUSUN OLEH:
AYU PRAGISTA RAHMAWATI, S.Kep.
NPM: 4012210010
STIKES BINA PUTERA BANJAR
PROGRAM STUDI PROFESI NERS ANGKATTAN XVI
2021
LAPORAN
PENDAHULUAN
KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
A.
Pengertian Komunikasi dalam
Organisasi
Komunikasi
dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi makaseseorang
bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa
menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari.
Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan
perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam
menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita
(sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun
tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah
solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Berikut
ini adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut
beberapa ahli:
1.
HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses
pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim),
baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
2.
THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran
informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain
terutama melalui simbol-simbol.
3.
CHARLES H. COOLEY
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia
dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang
dan menyimpan dalam waktu.
Jadi, Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau
informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi
atau pengertian yang sama. Berarti dalam hal ini komunikasi dalam organisasi
merupakan hal yang paling penting karena komunikasi bagian penting dari
organisasi, sebab organisasi tidak akan berlangsung apabila tidak ada
komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain.
B.
Unsur-unsur Komunikasi dalam
Organisasi
Unsur-unsur
komunikasi dalam organisasi adalah
1.
Komunikator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam
hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang
memberitakan.
2.
Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan
cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.
3.
Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk
perintah, laporan, atau saran.
4.
Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak
penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.
Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.
5.
Kelima unsur komunikasi tersebut (Komuniakator),
Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan
atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu
unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian
masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi
dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur
tersebut.
C.
Penyaluran Komunikasi dalam
Organisasi
1.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas
komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai
rantai perintah. Komunikasi ke bawah
(downward comunication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke
bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan
personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi
pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan
sera memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan
kebijaksanaan organisasi.
Berita – berita ke bawah dapat
berbentuk tulisan maupun lisan dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan,
atau dokumen lainnya, bulletin pertemuan atau rapat, dan percakapan serta
melalui interaksi orang perorang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen
seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pasa usaha komunikasi ke bawah,
tetapi juga komunikasi ke atas.
Fungsi utama komunikasi ke atas
(upward communication)adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan
manajemen atas tetang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe
komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan
permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau
informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Bentuk-bentuk komunikasi seperti
kebijaksanaan, sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen
karyawan, atau sistem inspektur jendral dirancang untuk memudahkan komunikasi
ke atas ke manajemen puncak.
2.
Komunikasi Horizontal
Yaitu komunikasi yang berlangsung di
antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama. Dan antara
departemen-departemen pada tingkatan yang sama. Fungsi arus komunikasi
horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan
masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan
melalui kegiatan bersama
3.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan
komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi.
Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan
staf. Bahwa hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat
berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang
berbeda-beda pula.
D.
Hambatan-hambatan dalam Komunikasi
Organisasi
Komunikasi
adalah bagian dari informasi dalam membangun organisasi, tetapi komunikasi
tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya.
Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif
tersebut, dengan dikelompokkan sebagai berikut:
1.
Hambatan – hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional,
yaitu tingkat hirarki bila suatu organisasi tumbuh,
strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena
berita harus melalui tingkatan tambahan, yang memerlukan waktu lebih lama
untuk mencapai tempat tujuan dan kecendrungan menjadinberkurang ketepatannya .
berita yang mengalir keatas atau kebawah tingkatan – tingkatan organisasi akan
melalui beberapa “Filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya
sendiri.
Wewenang manajerial tanpa wewenang untuk membuat
keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif.
Tetapi dilain pihak, pada kenyataannya bahwa seseorangyang mengendalikan orang
lain juga menimbulkan hambatan – hambatan terhadapa komunikasi. Banyak atasan
merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi
atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan
menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat
membuat mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada
kesenjangan “leveling” antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi . meskipun spesialisasi adalah prinsip
dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana
hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling
berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat
membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.
Akibatnya, dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan
mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
2.
Hambatan – hambatan antar pribadi
Manajer masih akan menghadapi
kemungkinan bahwa berita – berita yang mereka kirim akan berubah akan
menyimpang, bahkan bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak ada.
Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi,
tetapi oleh masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer
perlu memperhatikan hambatan-hambatan anatr pribadi seperti , a) persepsi
selektif , b) status atau kedudukan komunikator, c) keadaan membela diri , d)
pendengaran lemah, e) ketidak tepatan penggunaan bahasa. Berikut adalah
hambatan – hambatan dalam proses komunikasi :
Persepsi selektif persepsi adalah proses yang
menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi, mengorganisasikam, dan mengartikan
segala sesuatu lingkungannya, segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan
mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti. Dalam hal ini
pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, bila seseorang
mendengar suara kereta api, maka dia mengharapkan akan melihat kreta api.
Seorang karyawan menjadi “definisi”secara otomatis bila dipanggil atasannya
dengan kata lain, pengharapan yang mengharapkan seseorang untuk melihat atau
mendengar kejadian, orang , objek atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin
lihat atau dengar . hal ini disebut persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan 3 aspek
berikut sehubungan dengan persepsi selektif :
a.
Penerimaan akan menginterpretasikan berita berdasarkan
pengalaman dana bagaimana mereka telah “belajar’ untuk menghadapi sesuatu .
b.
Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak
setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat . berita yang
bertentangan dengan kenyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c.
Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyiampan
karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat
pola-pola menyeluruh.
Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin
tentang kerangka kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasa, dan
stereotip (prosen penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan)
dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.
Status komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecenderungan
untuk menilai. Mepertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar
kerakteristik-karakteristik pengirim (sumber), terutama kredibilitanya.
Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang yang sedang
dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan
mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang
terpercaya dan dapat dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi,
mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat
dari pemulaan.
Keadaan membela diri, perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita
atau keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan
membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan
tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi,
akan timbul reaksi rantai deensif. Keadaan ini membuat pendengar lebih
berkonsentrasi pada apa uang akan dikatakan dan bukan pada apa yang sedang
didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan
kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara
tepat dengan memberi reaksi defersif atau agresif.
Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu
mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah
meliputi : 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada
apa yang sedang dikatakan; 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau
tanda-tanda (seperti melihat jam, memandanglangit, menunjukkan kegelisahan); 3)
menunujkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan
dan 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang
dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam
“kata-kata” yang digunakan. Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan
“secepat mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Disamping
itu, bahasa-bahasa “non verbal” yang tidak konsiten, seperti nada suara,
ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
E.
Peningkatan Efektivitas Komunikasi
Berbagai
penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai
komunikasi efektif telah dibahas diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai
cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi.
Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi
kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
1.
Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif\
Karena berbagai hambatan
organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan
terjadi begitu saja. Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses
komunikasi, dimana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah
untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan
banyak perusahaan besar menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis
komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para
penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi
komunikasi perusahaan sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau
relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan
komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.
2.
Penggunaan Umpan-Balik
Peralatan penting pengembangan
komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-beria yang dikirim.
Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif.
Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik
dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang
mendorong umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka
sendiri
Cara manajer berkomunikasi dengan
para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima.
Disamping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting
dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan di dapatkannya. Dalam hal ini
manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut.
Sebagai contoh, setelah memberikan penugasan tugas suatu pekerjaan manajer
dapat bertanya, “apa saudari mengerti?” atau “apakah saudara mempunyai
pertanyaan” atau “apakah ada yang belum saya jelaskan?” tetapi pertanyaan-pertanyaan
itu tidak mendorong timbulnya jawaban, sehingga pendekatan yang lebih langsung
dapat dilakukan dengan mengatakan : “pekerjaan ini adalah penting, sebab itu
pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara
lakukan”.
Dilain pihak, para manajer perlu
secara aktif mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap
muka merupakan cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas
kominukasi melalui penggunaan umpan balik.
F.
Menjadi Komunikator Yang Lebih
Efektif
Teknik-teknik
yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya mengganggu hubungan mereka
dengan para bawahannya diluar pekerjaannya. Oleh karena itu latihan-latihan
dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk
meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, mengutarakan yang
tepat, dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.
Salah
satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, dan
orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien
mereka, yaituactive listening (aktif mendengarkan), dapat
dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan manajemen para
manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaanreflective statements
(pernyataan baik) oleh pendengar. Bagaimanapun posisi kunci para manajer dalam
proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk
menjadi komunikator yang lebih efektif.
G.
Pedoman Komunikasi Yang Baik
Amerika
Management Asosiations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi
yang disebut “the Ten Commandments of Good Communication” (sepuluh pedoman
komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi organisasi, secara ringkas adalah sebagai berikut:
1.
Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum
dikomunikasikan.
2.
Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3.
Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan
saja komunikasi akan dilakukan.
4.
Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bilaperlu, dalam
perencanaan komunikasi.
5.
Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi
dasar berita selama berkomunikasi.
6.
Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala
sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7.
Ikuti lebih lanjut komunikasi yang dilakukan.
8.
Perhatikan konsistensi komunikasi.
9.
Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10.
Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk
dimengerti tetapi untuk mengerti.
Prinsip-prinsip ini memberikan kepada para manajer pedoman
untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
DAFTAR
PUSTAKA
T. Hani Handoko. 2011. Manajemen
Edisi 2. Universitas Gajah Mada: Yogyakarta.
http://id.wikipedia.com/komunikasi-organisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar